Attention Startups! Recruitment for Autumn 2021 Edition is now open.

Apply till June 27th!

JOB: Office Support Specialist

Fundacja Przedsiębiorczości Technologicznej, operator programu akceleracji MIT Enterprise Forum CEE, poszukuje perfekcyjnie zorganizowanej i odznaczającej się skrupulatnością osoby, na umowę zastępstwo od 3 do 6 miesięcy.

Doświadczenie:
• Wymagane doświadczenie na stanowisku o analogicznym zakresie obowiązków.
• Język angielski mile widziany ale nie jest obowiązkowy

Oferujemy:
• Umowę o pracę na zastępstwo
• Pracę na pełen etat lub jego część – w zależności od Twoich preferencji
• Wynagrodzenie zależne od doświadczenia

Zainteresowane osoby prosimy o przesyłanie CV bezpośrednio na adres email m.jablonska@fpt.org.pl.

Zakres obowiązków obejmuje:

  • Kompleksową obsługę administracyjną i realizację powierzonych zadań operacyjnych, w tym tworzenie procedur niezbędnych dla potrzeb działań administracyjnych Fundacji oraz ich wdrożenie i aktualizacja
    • Obsługa wewnętrznego obiegu dokumentów oraz korespondencji wewnętrznej i zewnętrznej;
    • Przygotowywanie sprawozdań i opracowań na potrzeby biura;
    • Dbanie o prawidłowy przebieg informacji;
    • Kontakty z Urzędami;
    • Organizacja i obsługa spotkań;
    • Realizację zadań i współpracę w tym zakresie z usługodawcami: obsługi IT, archiwizacji elektronicznej dokumentów, usług drukowania i kopiowania dokumentów, księgowości i kadr, organizacji podróży, usług prawnych oraz doradców podatkowych;
    • Przygotowywanie stanowisk pracy dla nowych pracowników oraz realizacja procedur wewnętrznych dot. zakończenia pracy przez pracowników;
    • Realizacja procedur w zakresie bezpieczeństwa IT i zarządzania systemem informatycznym;
    • Dbanie o zgodność działalności Fundacji z procedurami RODO określonymi w Fundacji;
    • Przygotowywanie umów i dokumentów na podstawie uzgodnionych wzorów;
    • Prowadzenie raportów godzinowych czasu pracy i monitorowanie prowadzenia raportów przez Zespół Fundacji (w ramach uzgodnionego narzędzia – aplikacji on-line);
    • Dbanie o prawidłowe działanie oraz aktualizację haseł, umów abonamentowych dot. narzędzi komunikacji elektronicznej i telefonicznej;
    • Prowadzenie i aktualizacja baz danych, w tym w ramach systemu CRM;
    • Bieżąca aktualizacja przygotowywanie dokumentów/raportów finansowych Fundacji we współpracy z Dyrektorem Finansowym i Dyrektorem Operacyjnym oraz księgowością;
    • Archiwizacja dokumentów i dbanie o bezpieczeństwo przechowywania dokumentów;
  • Administracja finansowo-księgowa:
    • opisywanie faktur i dokumentów księgowych wg wskazań księgowości i doradcy podatkowego, zbieranie dokumentacji od zespołu, tworzenie rozliczeń i katalogowanie ich na serwerze (archiwum) oraz w wersji papierowej zgodnie z procedurami Projektu;
    • prowadzenie rejestru kosztów i przychodów;
    • wystawianie faktur;
    • wsparcie w przygotowywaniu zestawień i dokumentacji do rozliczeń dla potrzeb projektów dofinansowanych ze środków UE realizowanych przez Fundację;
    • wsparcie w przygotowywaniu raportów dot. finansów Fundacji;
    • realizacja spraw administracyjnych w urzędach;
  • Dbanie o sprawne funkcjonowanie biura, w tym zaopatrzenie;
  • Dbanie o optymalizację kosztów biura;
  • Wsparcie zespołu Fundacji w realizacji działań logistycznych, w tym związanych z organizacja programów akceleracyjnych (catering, organizacja miejsca, rejestracja na miejscu itp.);

Zainteresowane osoby prosimy o przesyłanie CV bezpośrednio na adres email m.jablonska@fpt.org.pl.

By applying for this position you agree that your personal data will be processed in order to conduct the recruitment process. The basis for processing your personal data by Foundation for Technology Entrepreneurship in order to conduct the recruitment process and for the purposes of concluding an employment contract is art. 6 point 1 lit. b), art. 6 point 1 lit. c), art. 6 point 1 lit. f) REGULATION (EU) 2016/679 OF THE EUROPEAN PARLIAMENT AND OF THE COUNCIL of 27 April 2016 on the protection of individuals with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data.